Echte Einblicke in meine Tätigkeit als virtuelle Assistentin & wie es dazu kam

Damals, als ich als virtuelle Assistentin gestartet bin, hätte ich mir nichts sehnlicher gewünscht, als der Blick über die Schultern einer „erfolgreichen“ virtuellen Assistentin. Und genau das, sollst du hier in diesem Blogartikel erhalten. Einen authentischen Einblick in mein VA Business.

Denn neben dem Schreiben von diesem VA Glück Blog, arbeite ich auch weiterhin (bereits seit Mai 2020) unter dem Markennamen Glücksbotin Lea als virtuelle Assistentin. Hier möchte ich dir ganz transparent einen Einblick in meinen Weg, meine Positionierung, meine Kundenakquise und auch meine Einkünfte als virtuelle Assistentin geben. Dich erwartet 100 % real talk. 😉

Wie alles begann

Um meinen Lebenslauf zusammenzufassen, kann man verkürzt sagen, dass ich bei verschiedenen Leistungsträgern in der Tourismusbranche gearbeitet habe. Zuletzt in einem großen Veranstaltungshotel in Stuttgart. Die Arbeit (und meine damalige Chefin) haben mir nicht mehr gefallen. Ich wollte etwas Sinnstiftendes machen und habe mich tatsächlich sogar noch im Sport- und Gesundheitstourismus nebenberuflich weitergebildet. Als die Weiterbildung erfolgreich abgeschlossen war, habe ich mich bei Yoga-Hotels mit nachhaltigen Konzepten beworben. Insgeheim habe ich sogar davon geträumt, mal meine eigene Unterkunft zu eröffnen. 🤫

Doch dann kam alles anders

Was soll ich sagen, mit einer Pandemie hab auch ich nicht gerechnet! Und wenn es eine Branche hart getroffen hat, dann auch die Tourismusbranche. Eine neue Stelle in der Hotellerie war also erst mal gestrichen. Meine Stärke war es schon immer, den Kopf nicht in den Sand zu stecken und zu hoffen, dass sich die Dinge einfach wieder ergeben. Stattdessen nehme ich gerne die Zügel in die Hand. So war es auch in dem Fall. Durch die Kurzarbeit ergaben sich mir ganz viele neue Möglichkeiten und ich buchte mir sofort ein Erstgespräch für ein Coaching bei Jana Zechmeister, die ich schon länger im Podcast verfolgt habe. In einem Visionscoaching wollte ich herausfinden, was ich außerhalb von meinem Tourismuswissen so drauf habe, und wie ich mein Leben – trotz Corona – verändern kann.

Unerwartet hat mich Jana nach vier Coachings gefragt, ob ich als VA in ihr Team kommen möchte und ihren Newsletter aufsetzen möchte. Sie wusste selber nicht genau, wie das geht und vertraute mir, dass ich mich dort einarbeite. Wow, da war ich überrascht! Den Begriff virtuelle Assistentin oder in kurz VA kannte ich bis dahin noch gar nicht. Und ich stimmte einfach mal zu. Es war der richtige Zeitpunkt, etwas Neues zu probieren. 😁

Und dann nahm alles seinen Lauf

Neben Jana suchte ich mir noch andere Testkund:innen. Schnell merkte ich, der Bedarf ist riesig und ich arbeitete für verschiedene Testkund:innen unter anderem im Social Media Management, im Strukturieren des Projektmanagement-Tools Notion, erstellte Grafiken in Canva und begleitete Philipp Voss bei seinem Podcast-Start. Das alles, während ich noch im Hotel angestellt war, durch die Pandemie allerdings in Kurzarbeit nur einen Tag die Woche arbeiten musste.

Das Glück meinte es gut mit mir, während mir eine Testkundin ihre Gründungsunterlagen zur Verfügung stellte, „drohte“ mein Arbeitgeber mit dem Ende der Kurzarbeit. Nach einigen schlaflosen Nächten setzte ich mich an den Rechner und erstellte eine Pro & Contra Liste, sowie einen Notfallplan, wie lange ich mit meinem angesparten Notgroschen überbrücken kann, bis Einnahmen fließen.

Die Entscheidung war getroffen und Ende September 2020 war mein letzter Arbeitstag im Hotel erreicht. Gleichzeitig bin ich auf Sascha Feldmann gestoßen, und konnte mir Mithilfe der DIGITAL FREI Akademie ergänzend zu den Unterlagen meiner Testkundin mein VA Business aufbauen.

Vom Bauchladen zur spitzen Positionierung

Wie die meisten angehenden VAs, war ich am Anfang überfordert mit der Vielzahl an möglichen Dienstleistungen, die ich anbieten kann, die gefragt sind und die mir Spaß machen. Kurzum: Auch ich bin erst mal für 3 Monate in die Bauchladen-Falle getappt. Mein Portfolio war umfangreich, meine Expertise gering, meine Neukundenakquise… erfolglos 🤷‍♀️

Also nahm ich mir an einem Wochenende ganz fest vor, mir so lange und intensiv Gedanken zu machen, auf welche Dienstleistung bzw. Nische ich mich spezialisieren möchte. Dannach kam der schwerere Part. Die Entscheidung war getroffen, alle anderen Dienstleistungsideen aus meinem Außenauftritt (sprich meiner Website) zu streichen und mich nur auf diese eine Nische zu konzentrieren. Puh, das war wirklich nicht so einfach. Mein Herz sagte es sind die Online-Mitgliederbereiche, wie es die DIGITAL FREI Akademie auch ist. Mein Verstand hatte große Sorge, denn ich habe keine virtuelle Assistenz gefunden, die sich auf den Auf- und Ausbau von Online-Mitgliederbereichen spezialisiert hat. War diese Dienstleistung denn überhaupt gefragt? Definitiv! Der Trend der großen Online-Unternehmer:innen wie Tanja Lenke, Janneke Duijnmaijer, Frank Katzer u.v.m. ging definitiv zu Membership Modellen über. Auch Sascha eröffnete zu dem Zeitpunkt seinen zweiten Mitgliederbereich, den Membership Club, in dem er Online-Unternehmer:innen genau das zeigte, wie sie sich einen Mitgliederbereich aufbauen können.

Die zweite Entscheidung war getroffen

Und ich bereue sie bis heute nicht. Ich würde lügen, wenn ich behaupten würde, dass ich es seitdem nie in Frage gestellt hätte. Es war auch nicht alles einfach. Im Gegenteil, es hat etwas gedauert, bis mir klar war, dass meine Zielgruppe schon fortgeschrittene Unternehmer:innen sein müssen, denn ein Membership Business ist nichts für blutige Anfänger.

Ja, es gab also Herausforderungen und es hat seine Zeit gedauert, bis ich von meinen Einnahmen als VA wirklich gut leben konnte. Aber das Schöne ist, dass sich mein Durchhaltevermögen und die spitze Positionierung definitiv für mich gelohnt haben.

Was hat mir beim Start geholfen?

Dich interessiert bestimmt, was mir dabei geholfen hat, gerade am Start dran zu bleiben und durchzuziehen, was ich angefangen habe – trotz Rückschlägen.

🎯 Fokus behalten (wieder finden)

Gerade zu Beginn ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Es gibt so viele Dinge, die du tun kannst. Es gibt so viele Kurse, in denen du lernst, was du noch alles tun solltest. Und umso mehr du vom Online-Business verstehst, desto mehr bekommst du das Gefühl, noch mehr tun zu müssen. 🤯

So war es auf jeden Fall bei mir. Brauche ich eine Homepage? Brauche ich einen Newsletter? Brauche ich einen Blog? Muss ich einen Social Media Kurs absolvieren, bevor ich das als Dienstleistung anbieten kann? Brauche ich Testimonials? Brauche ich Paketpreise?

Bevor ich mich total in Aufgaben verlor, die ich angeblich noch tun musste, habe ich mir sprichwörtlich die Scheuklappen wie bei einem Pferd aufgezogen. Ich führte mir vor Augen, dass ich jetzt unbedingt den Fokus auf das Wesentliche (bezahlte Kundenaufträge sichern) setzen muss und alles darum herum konnte ich wieder ausblenden.

🔎 Wenige Informationsquellen

Was meine ich damit? Wie ich gerade schon beschrieben habe, gibt es unfassbar viele Meinungen und Ansätze, was du zu Beginn brauchst. Was mir auch besonders geholfen hat, dass ich mich auf ganz wenige Informationsquellen beschränkt habe. Dadurch habe ich viel Zeit für Recherchen und Nerven durch Verunsicherung vermieden.

Ganz unter uns. Das ist übrigens mein Wunschziel, dass dieser VA Glück Blog irgendwann für dich diese Anlaufstelle wird. So habe ich z. B. auch einen ausführlichen Blogartikel als Roadmap für deinen Weg in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz geschrieben.

🤝 Ein Netzwerk als Sicherheit

Mir hat es wahnsinnig geholfen, mich mit anderen angehenden VAs auszutauschen, mir ihre Herausforderungen und Vorgehensweisen anzuschauen und von meinen Erfahrungen und Rückschlägen zu berichten.

Du fragst dich jetzt, wo du so ein Netzwerk findest, denn aus deinem Freundes- und Bekanntenkreis gibt es keine (angehende) virtuelle Assistenz? In dem Fall empfehle ich ein bezahltes Netzwerk, wie es z. B. die DIGITAL FREI Akademie von Sascha Feldmann ist.

Ich weiß, es klingt so langsam stark nach Werbung für die DIGITAL FREI Akademie, aber du kannst diese einfach frei ersetzen und mit einem anderen VA Programm wie es z. B. Nadine Abdussalam von der Virtual Assistant Woman anbietet. Mit ihrem Angebot kenne ich mich nur nicht so gut aus, daher berichte ich hier von meinen eigenen durchweg positiven Erfahrungen. Jetzt verstehst du vielleicht auch, warum ich mich auf Online-Mitgliederbereiche spezialisiert habe. Ich habe den Mehrwert aus erster Hand gespürt in einer Phase, in der ich den Mitgliederbereich am dringensten gebraucht habe.

🤓 Ehrlichkeit in der Kommunikation

Ich habe schon immer learning by doing einer theoretischen Wissensvermittlung vorgezogen. Und so war es auch bei meiner Spezialisierung. Abgesehen davon gab es damals keinen Kurs, wie es den heute gibt. (wieder – du kennst den Namen jetzt schon – von Sascha Feldmann).

Statt mich also verrückt zu machen und erst mal einen Onlinekurs durchzuarbeiten, habe ich mir schnell eine Testkundin gesucht und ihr ganz ehrlich gesagt, dass ich das ganze zum ersten Mal mache, sie dafür aber von einem günstigeren Preis profitiert und ich dazu Quellen habe, wo ich nachfragen kann.

Diese offene und transparente Kommunikation hat mir geholfen, dass ich mich nicht als Expertin geben muss, wenn ich doch offensichtlich (zu dem Zeitpunkt) noch keine bin. So habe ich schnell den ersten, zweiten.. Auftrag erhalten und konnte mir auf bezahltem Weg eine Expertise aufbauen, die mir keiner mehr nehmen kann.

👑 Übung macht den Meister

Anknüpfend an den letzten Punkt möchte ich diesen noch einmal hervorheben. Am besten lerne ich beim Tun. Und getreu diesem Motto war ich mir nicht zu schade, auch nach etwas mehr Erfahrung noch einen wenig bezahlten Auftrag anzunehmen, in dem ich per copy & paste Kursinhalte von Elopage zu WordPress umziehen sollte. Je mehr Mitgliederbereiche und die dazugehörigen  Online-Unternehmer:innen mit ihren Herausforderungen ich kennen lerne, desto besser kann ich im nächsten Erstgespräch meine Leistung verkaufen, meine Content Strategie an meine Zielgruppe anpassen, von Weiterempfehlungen profitieren und – nicht zu vergessen – Expertin in meinem Bereich werden. 👸

Wie sieht die Kundenakquise aus?

Hier muss ich einmal unterscheiden zwischen der Kundenakquise, die ich zu Beginn meiner Selbstständigkeit angegangen bin und wie es heute aussieht.

Meine ersten Kund:innen

Meine allererste Kundin habe ich ja eher durch Zufall gefunden. Danach bin ich sehr aktiv geworden.

  • Umfragen: Ich habe in meinem Freundes- und Bekanntenkreis jede:n Selbstständige:n gefragt (es waren ganze 7 Personen), ob sie/er Zeit hat, mir ein paar Fragen zu beantworten. Dabei habe ich Fragen zu ihrem Bedarf gestellt, und was sie bislang noch davon abgehalten hat, eine VA zu beauftragen. Zwei der Befragten, haben mich danach kontaktiert und wollten mich beauftragen. 😉
  • Testkund:innen suchen: Zusätzlich habe ich ganz gezielt Coaches angeschrieben. Auch da war ich bei einer erfolgreich, die mich nach 3 monaten kostenfreier Zusammenarbeit auch bezahlt engagierte.🥳
  • Facebook Gruppen: Auf einige ausgeschriebene Suchanfragen habe ich mich „beworben“. Von den meisten habe ich bis heute keine Antwort erhalten. Die Ausdauer hat sich aber gelohnt. Eine Kundin hat sich gemeldet und wir arbeiten noch heute glücklich zusammen. 🤩
  • Kaltakquise: So wirklich wohl habe ich mich dabei nicht gefühlt, aber ich habe all meinen Mut zusammengenommen und es dennoch mal ausgetestet (3 Instagram Direktnachrichten mit einem Link zu meinem Angebot). Eine Zusammenarbeit ist nicht entstanden. 😬
  • SEO (Suchmaschinenoptimierung): …und da ich die Kundenakquise (Umfragen, Testkund:innen, FB Gruppen und Kaltakquise) mir nicht dauerhaft vorstellen konnte, habe ich mich mit der Suchmaschinenoptimierung beschäftigt, damit ich langfristig auf Google von meiner Zielgruppe direkt gefunden werde. An meine erste Kundin, die über Google kam, kann ich mich noch heute gut erinnern. Sie kam im November 2021 und es war ein so tolles Gefühl. 💃

Kundenakquise heute

Das kann ich ziemlich kurz halten. Heute freue ich mich über die Anfragen, die Google zu mir führt. Damit dort weiter regelmäßig Anfragen kommen, schreibe ich regelmäßig Blogartikel bzw. überarbeite sie und überprüfe die Auffindbarkeit meiner Website. Ansonsten betreibe ich keine aktive Kundenakquise mehr.

Seit wann lebe ich von den Einnahmen?

Tatsächlich habe ich mich bewusst für den „kalten Sprung“ ins Wasser entschieden und ohne den Gründungszuschuss zu beantragen, direkt nach ein paar Monaten schnuppern entschieden, meinen Vollzeitjob zu kündigen und in die volle Selbstständigkeit zu gehen. So ganz ohne Plan, wie das hier jetzt scheint, war das natürlich nicht. 😉 Aber ich möchte es kurz vorab erwähnen, wenn du dir hier meine Fakten durchliest. Falls du dir mehr Informationen und Hintergründe über mein genaues Vorgehen für den schnellen Start ohne Gründungszuschuss wünschst, teile ich dir das gerne in einem anderen Blogartikel ausführlich.

Jetzt aber zu der eigentlichen Frage:

Seit Januar 2021 habe ich regelmäßig (mit einem Monat Ausnahme) einen Gewinn erzielt, von dem ich meine privaten Fixkosten (die ich zuvor maximal minimiert habe) decken konnte. Ab August 2021 ist mein Gewinn überproportional gewachsen und ab August 2021 zahle ich mir regelmäßig ein „Gehalt“ aus.

Unter uns, obwohl ich mir deutlich mehr auszahlen könnte, als mein damaliges Gehalt, zahle ich mir seitdem kontinuierlich nur 400 € mehr aus, als mein Netto-Gehalt meiner letzten Festanstellung. Warum? Das lässt mich sehr gut schlafen. 😉 Ich kann meine Fixkosten sicher decken, mein Sparkonto füllen, sowie Luxusausgaben (Urlaub, Kleidung, Ausflüge…) leisten, komme aber nicht in Versuchung, meine privaten Ausgaben zu erhöhen und somit den Druck auf meinen Umsatz im Business zu steigern.

Wie hat sich mein Einkommen mit der Zeit verändert?

Mir ist bewusst, dass dieser Einblick wahrscheinlich Triggerpotential hat. Das nehme ich in Kauf, denn es macht mich richtig stolz auf meine Zahlen zu gucken und ich möchte damit jede, die noch struggelt ermutigen, dass sie es erreichen kann, wenn sie nur wollen. 🙌

  • von Mai 2020 – Dezember 2020 habe ich null Einnahmen generiert (ich hatte nur 3 Testkund:innen jeweils für ein Testimonial)
  • Im Jahr 2021 konnte ich meinen Gewinn langsam aber kontinuierlich steigern (von Q1 bis Q4 um ein 4-faches), sodass ich in Q4 bereits fast doppelt so viel Einkommen erzielt habe, als in meiner Festanstellung zuvor.
  • Von 2021 zu 2022 hat sich mein Gewinn noch mal mehr als verdoppelt, sodass ich 2023 mit gutem Gewissen und einem angenehmen Puffer eine 10-monatige Babypause einlegen konnte
  • ein Update zu meinem Einkommen nach der Babypause folgt zu gegebener Zeit 😊

Meine Learnings aus fast 4 Jahren Selbstständigkeit

Während ich hier für diesen Blogartikel reflektiere, woher ich komme und wo ich heute stehe, wird mir wieder klar, welche Achterbahnfahrt der Gefühle eine Selbstständigkeit doch mit sich bringt. 🎢

Was mir auf dieser Achterbahnfahrt geholfen hat, dran zu bleiben sind folgende Faktoren:

Fokus auf dem Gewinn

Von Anfang an war mein Fokus nicht auf einem möglichst hohen Stundensatz, oder hohen Paketpreisen. Vielmehr habe ich von Anfang an den Fokus auf den Gewinn gesetzt. Dabei habe ich stets meine Ausgaben minimiert und meine adminstrativen Aufgaben schnell & effizient erledigt, sodass ich möglichst viel einnahmenproduzierende Tätigkeiten annehmen kann.

You never walk alone

Die Selbstständigkeit ist kein „Schicksal“, durch das du alleine durch musst (wie ich zunächst gedacht und empfunden habe). Im Gegenteil, je offener ich mich meinen Business-Buddies und anderen VAs gegebenüber zeige, desto mehr Offenheit und Support erhalte ich zurück. Wenn man möchte, können sich super Kooperationen bilden und Kundenanfragen werden weitergeleitet.

Die eigene (fürsorgliche) Chefin sein

Puh, das fällt mir ehrlich gesagt heute noch recht schwer. Denn es gibt tatsächlich niemanden, der sich um dein Wohl kümmert. Das mag sich in der ein oder anderen Festanstellung auch so angefühlt haben, aber in der Regel ist man als Arbeitnehmer:in durch den Betriebsrat oder die Gesetze in Europa sehr gut abgesichert. Ich erinnere mich noch heute regelmäßig daran, dass meine Selfcare auch wichtig ist und mein Business nur erfolgreich sein kann, wenn es mir gut geht.

Es gibt für alles eine Lösung

Ich gebe zu, es gab so viele Momente, wo ich vor meinem Laptop saß und nicht mehr weiter wusste. Sei es technisch, strategisch oder menschlich. Wenn ich aber eins gelernt habe, dann dass es IMMER, wirklich IMMER eine Lösung gibt. Meistens kann ich sie nur in dem Moment noch nicht sehen. Mit ein bisschen Abstand (z. B. einem kurzen Spaziergang, einem leckeren Kaffee oder einem Stück Frust-Schokolade…) sieht die Welt schon wieder viel besser aus und midestens ein Lösungsansatz ist in Sicht.

Es gibt tolle Kund:innen & es gibt weniger tolle Kund:innen

Bei mir gab es gerade am Anfang leider eher weniger tolle Kund:innen. Welche die nicht zahlten, sich nach Vertragsabschluss nicht mehr meldeten oder mir von heute auf morgen keine Aufgaben mehr gaben. Das war frustrierend, auf jeden Fall! Aber das hat mir auch dabei geholfen zu wissen, was mir in Zukunft wichtig ist. Und ich habe die Erfahrung gemacht, dass nach jedem „schlechten“ Kundenerlebnis eine wirklich tolle, wertschätzende neue Zusammenarbeit zustande kommt.

Alles zu seiner Zeit

Ein Spruch der mir als Mutter im Bezug auf die Babys häufig begegnet ist, passt hier so wunderbar:

Das Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht.

Und das trifft auch auf den Verlauf der Selbstständigkeit zu. Als Mutter (gerade zu Beginn) wird man oft mit Vergleichen konfrontriert. „Der Sohn von meiner Freundin kann aber schon alleine sitzen. Wieso kann deiner das noch nicht?“ „Ich habe ja nach 8 Monaten abgestillt, wieso hampelst du da noch rum?“ Ich könnte dir noch tausend Beispiele bringen, aber ich glaube du hast das Prinzip verstanden. Vergleiche sind nervig. 🙄

Wirklich blöd ist, wenn man durch solche Vergleiche, das Gefühl hat, eigentlich schon weiter sein zu müssen. Genau da hilft das Bild mit dem Gras. Alles zu seiner Zeit. 🕊️

Vorbilder, Mentoren, Coaches können den Unterschied machen

Und trotz des Sparens bei meinen Ausgaben muss ich zugeben, dass sich bei mir jede Investition in Mentor:innen und Coaches gelohnt haben. Das Schöne ist, es gibt auch ganz viel Wissen von solchen Vorbildern kostenfrei wie hier auf meinem VA Glück Blog. Falls du aber mal irgendwo hängen solltest und so gar nicht mehr weiter kommst, könnte ein Angebot wie mein meet & brainstorm den positiven Unterschied machen. 😊

Was sind deine Erfahrungen aus dem VA-Alltag? Erkennst du dich in einigen Punkten wieder? Oder hast du es anders erlebt? Schreib es mir gerne in einem Kommentar und diesem Beitrag.

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