Virtuelle Assistenz werden: Deine umfassende Roadmap für den erfolgreichen Start als VA!

Der Begriff Virtuelle Assistenz ist dir zufällig vor die Füße gefallen und seitdem geht dir die ganze Zeit durch den Kopf, was genau hinter dem Berufsbild steckt, ob das zu dir passt (du witterst die Chance deine nervige Chefin loszuwerden 😉) und dich interessiert brennend wie bzw. womit du starten kannst?

So war es auch bei mir im Frühjahr 2020. Ich gebe zu, auch der Part mit der nervigen Chefin. Aber viel mehr hat mich gereizt, selbstbestimmter zu arbeiten, denn ich wollte etwas Positives in der Welt bewegen, etwas Sinnstiftendes machen. Doch leider war das so im Konzern nicht möglich. Genervt von Corporate Standards und den Sätzen wie „das haben wir schon immer so gemacht“ und „never change a running system“, habe ich mich dann im Mai 2020 Tag und Nacht an den Laptop gesetzt und so lange recherchiert, bis ich mir die besagten Fragen beantworten konnte.

Achtung, an dieser Stelle möchte ich eine Warnung aussprechen. Diese Roadmap ist umfangreich, sie holt dich quasi an deiner Haustüre ab und bringt dich über die Ziellinie hinaus. Du erfährst nicht nur alles, was ich damals in der Theorie gelesen habe, sondern vor allem aus erster Hand, was du konkret beachten solltest, um (falls ich dich erfolgreich angesteckt habe) in die Selbständigkeit als virtuelle Assistentin zu starten.

Für die Skeptischen unter uns habe ich natürlich auch noch Vor- und Nachteile vorbereitet. Du spürst am Ende des Artikels (und den Vor- und Nachteilen) immer noch eine gewisse Skepsis, bzw. dir sind noch Fragen offen geblieben?🤨 Dann nutze dafür sehr gerne das Kommentarfeld, eine gesunde Skepsis ist etwas Gutes, die solltest du nicht ablegen!

Wer oder was ist eine virtuelle Assistenz?

Ganz vereinfacht gesagt, ist eine virtuelle Assistenz eine Person, die mit ihrem Wissen einer anderen Person, dem Auftraggeber, hilft ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das Ziel des Auftraggebers oder der Auftraggeberin, auch Kund:in genannt, kann dabei grob in zwei Kategorien unterteilt werden. Einmal kann es sein, dass er/sie selber eine bestimmte Arbeit nicht ausüben kann, weil er/sie schlichtweg nicht weiß, wie das geht. Im anderen Fall wird diese Aufgabe aus zeitlichen Gründen an eine virtuelle Assistenz (kurz VA) delegiert. Um welche Tätigkeit genau es sich dabei handelt, spielt keine Rolle, sofern sich beide Parteien einig sind. Die Zusammenarbeit ist aber in jedem Fall virtuell, sprich beide Personen sitzen nicht im gleichen Raum. Die Kommunikation erfolgt online, digital, remote. Nenne es, wie du willst.

Auch den Begriff virtuelle Assistenz kannst du meiner Ansicht nach eins zu eins austauschen mit virtueller Assistent:in, Freelancer:in, freier Mitarbeiter:in, Online Business Manager:in, Social Media Manager:in, Webdesigner:in… Es steckt immer das oben beschriebene Prinzip dahinter. Manche Bezeichnungen sind nur etwas präziser und beschreiben das Tätigkeitsspektrum und die Kompetenz der virtuellen Assistenz sofort.

Echte Beispiele

Das klingt alles noch etwas zu abstrakt für dich? Das kann ich verstehen! Daher habe ich dir echte Beispiele vorbereitet.

• Leonie hilft ihren Kund:innen bei dem Launch ihres Online-Produktes. Konkret hilft sie bei der Projektplanung, dem technischen Setup und dem E-Mail-Marketing.
• Melanie unterstützt Solopreneurinnen in den Bereichen SEO & Content Recycling, indem sie aus bestehenden und neuen Blogbeiträgen Inhalte für andere Social Media Kanäle reproduziert.
• Romina übernimmt für ihre Kund:innen die Videoproduktion für Youtube, Marketing-Trailer, Onlinekurse und Social Media. Zusätzlich hat sich Romina auf die Plattform Builderall spezialisiert und unterstützt Expert:innen beim Aufbau eines Onlinekurses & Mitgliederbereiches.
• Monika bietet einen Podcast-Service für Unternehmen an. Sie hilft nicht nur beim Start eines neuen Podcasts, sondern übernimmt auch die Nachbearbeitung der Audiodateien sowie die strategische Beratung für mehr Reichweite und Monetarisierung.
• Und Lea, also ich, unterstützt Online-Unternehmer:innen beim Auf- und Ausbau ihres WordPress Mitgliederbereiches in der Technik, Strategie und als helfende Hand in der Betreuung des laufenden Mitgliederbereiches.

Du merkst, das Aufgabengebiet umfasst ein breites Spektrum. Vielleicht ist dir noch etwas anderes aufgefallen. Es sind — Stand jetzt – überwiegend Frauen! Daher will ich der Vollständigkeit halber auch Nils erwähnen. Er macht eigentlich das Gleiche wie ich. Er nennt sich Webdesigner, ich nenne mich virtuelle Assistentin. Das meine ich mit der Austauschbarkeit des Begriffes. 😉

Virtuelle Assistenz = künstliche Intelligenz?

Bei meiner Recherche für diesen Blogartikel bin ich noch auf etwas Spannendes gestoßen, was ich so nicht erwartet habe. Ich habe ChatGPT nach einer Definition zur virtuellen Assistenz gefragt und weißt du was? ChatGPT sieht sich selber als virtuelle Assistenz, denn die Definition, die mir die künstliche Intelligenz ausgespielt hat, war Folgende:

Virtuelle Assistenz bezieht sich auf den Einsatz von digitalen Helfern, die auf künstlicher Intelligenz basieren, um Aufgaben zu erleichtern, Informationen bereitzustellen oder Aktionen im virtuellen Raum auszuführen.

https://chat.openai.com/

Wie ich zu dieser Aussage stehe und wie ich die Zukunft einer VA im Zeitalter der künstlichen Intelligenz sehe, erfährst du weiter unten in diesem Blogartikel.

Wie sieht eine virtuelle Zusammenarbeit aus?

Ortsunabhängig arbeiten

Das attraktive am Beruf der virtuellen Assistenz ist, dass du ortsunabhängig arbeiten kannst. Ob im Strandcafé unter Palmen, auf einem Klappstuhl vor dem Camper, im hippen Coworking Space deiner Stadt oder ganz einfach in der eigenen Wohnung. Alles möglich, sofern es einen Internetanschluss gibt.

Selbstbestimmt als VA

Auch zeitlich gibt es in der Regel keine Vorgaben. Also keine festen Arbeitszeiten. Dafür individuell vereinbarte Zeitrahmen und Deadlines mit den Kund:innen. Diese zeitliche Selbstbestimmtheit kommt gerade Müttern sehr entgegen.

Ich selbst habe mich in meiner Festanstellung oft darüber geärgert, dass ich an Tagen, an denen nichts los war, meine 8 Stunden absitzen musste, dafür in Peak-Zeiten bloß keine Überstunden machen durfte (du erinnerst dich an meine Chefin 🙄). Dadurch war ich zum Teil zu „quick and dirty“ Arbeit gezwungen und habe unnötig Fehler gemacht. In der Selbstständigkeit als VA konnte ich durch diese freie Einteilung stets ordentliche Arbeit leisten und Zeiten für mich nutzen, in denen mal weniger los war.

Genauso selbstbestimmt wie sich eine virtuelle Assistentin ihre Arbeitszeit einteilen kann, kann sie auch frei entscheiden, mit wem eine Zusammenarbeit eingegangen wird. Diese Freiheit ist in meinen Augen Gold wert und Grundstein für ein glückliches VA Business!

Kommunikation mit den Kund:innen

Das heißt: eine virtuelle Assistenz kann frei entscheiden wann und wo sie arbeitet. Du fragst dich aber zurecht, wie denn dann die Kommunikation mit dem Auftraggeber aussieht?

Die Kommunikation kann über verschiedene Kanäle erfolgen. Auch hier kann die virtuelle Assistentin selbstbestimmt entscheiden, ob sie bestimmte Kanäle ausschließt.

Möglich ist die Kommunikation über folgende Kanäle:

• Klassisch per E-Mail oder Telefon
• Über WhatsApp, Facebook Messenger oder andere Messenger
• Slack möchte ich als Business Messenger noch mal gesondert erwähnen
• In diversen Projektmanagement Tools wie Trello, Asana, Notion, Meistertask…
• Per Videokonferenz in Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangout
• Eher unüblich über Social Media Nachrichten via Instagram, Xing oder LinkedIn

Ich persönlich habe das Telefon von Anfang an ausgeschlossen. Ich will einfach nicht gestört werden und finde es wichtig, dass meine Kund:innen mich nicht mit einer Mitarbeiterin in Festanstellung verwechseln, die immer erreichbar sein muss. Zum Glück ist bis jetzt keiner meiner Kund:innen auf die Idee gekommen, mir über Instagram oder LinkedIn zu schreiben. Da logge ich mich bei weitem nicht täglich ein und wichtige Nachrichten würde ich nicht zeitnah lesen.

💡 Praxistipp zur Kommunikation mit den Kund:innen

An dieser Stelle möchte ich dir noch einen Tipp aus der Praxis verraten, wie ich es schaffe, in so vielen Tools gleichzeitig aktuelle Nachrichten oder Kommentare zu lesen, ohne mich täglich dort einloggen zu müssen. Ich habe in allen Projektmanagement Tools sowie Slack E-Mail Benachrichtigungen aktiviert, sodass mein E-Mail Postfach als Kommunikationszentrale dient. Dort checke ich über den Tag verteilt mehrmals neue Nachrichten, sodass ich alles verwalten kann. Du hast Resepekt davor, dich selber so zu organisieren? Wie ich mich organisiere, damit ich auch bei großem Aufkommen nichts vergesse, zeige ich dir gerne.

Konkrete Beispiele: Wie sieht ein Tag einer VA aus?

Was hätte ich damals darum gegeben, einer arbeitenden VA mal über die Schulter zu schauen und einen „typischen Arbeitstag“ mitzuerleben. Wir wissen aber beide, dass das aus so vielen Gründen nicht möglich ist… Daher habe ich mir Gedanken gemacht, in welcher Form ich dir einen solchen Einblick geben kann. Uns so findest du hier zwei Videos in denen die mutige Melina & ich unsere typischen Tagesabläufe schildern.

Was muss eine virtuelle Assistenz beachten?

Theoretisch gelten dieselben Bedingungen bei einer virtuellen Zusammenarbeit wie auch bei einer Festanstellung. Du musst alle Internas, die du mit bekommst, natürlich vertraulich behandeln. Ich hoffe, dass versteht sich von selbst. 😊

Was ich aber unbedingt noch hervorheben möchte, ist das Thema Datenschutz und Datensicherheit. Gerade, wenn du von unterwegs arbeitest, solltest du sicherstellen, dass die Daten deiner Kund:innen nicht von anderen Personen eingesehen werden können. Ich selbst konnte im ICE schon den Blick auf die eine oder andere Präsentation erhaschen, die mein Sitznachbar bearbeitet hat. Das solltest du unbedingt vermeiden! Investiere daher am Besten in einen Bildschirmschutz, der verhindert, dass man schräg auf deinen Laptop gucken kann. Ich selber arbeite ausschließlich in unserer Wohnung, aber eine kurze Recherche hat mir diese Sicherheitsfolie für den Bildschirm ausgespuckt, damit du weißt, was ich meine.

Wahrscheinlich auch schon selbstverständlich, aber auch das gehört der Vollständigkeit halber hier her. Das Thema DSGVO. Ich verstehe, wenn das Thema erstmal langweilig erscheint oder im anderen Extrem so viel Angst macht. Die ein oder andere angehende virtuelle Assistenz hat leider schon in frühen Schritten aufgegeben, weil sie Angst vor einem unwissentlichen DSGVO Verstoß hatte. Ich empfehle einen gesunden Respekt zu dem Thema und ein solides Grundwissen zur DSGVO.

Welche Vorteile ergeben sich für Auftraggeber:innen?

Was mir total wichtig ist, dass du dich nicht nur auf die Vorteile für dich als virtuelle Assistentin konzentrierst, sondern dich viel mehr auch einmal in den Kopf der Auftraggeber, deiner Auftraggeberin reindenkst.

Warum solltest du das tun? Ganz einfach, wenn du deine Dienstleistung verkaufen möchtest, solltest du unbedingt die Vorteile und den Nutzen kennen, den dein Tun für die Kund:innen hat. Nur so wird es dir gelingen, dich erfolgreich zu vermarkten. Im Marketing spricht man daher übrigens ganz häufig vom sogenannten „Kundennutzen“. Und den gucken wir uns jetzt gemeinsam an.😊

Vorteil #1: Keine feste Bindung

Auch wenn viele virtuelle Assistentinnen in ihrem Vertrag Kündigungsfristen festhalten (ich nutze z. B. eine 14-Tage-Frist zum Monatsende auf beiden Seiten), besteht trotzdem im Vergleich zu einer Festanstellung keine feste Bindung. Du kannst dir das ein bisschen so vorstellen wie die Probezeit. Das hat vor allem für Einzelunternehmer:innen den Vorteil, dass sie finanziell kein so großes Risiko eingehen und in „schlechten Zeiten“ die Zusammenarbeit entsprechend reduzieren oder pausieren können.

Vorteil #2: Individuelle Vereinbarungen möglich

Es gibt kein vorgegebenes Format für die Zusammenarbeit zwischen virtueller Assistenz und Auftraggeber. Sofern sich beide Seiten einig sind, kann (fast) alles vereinbart werden. Achtung: Diese Möglichkeit nenne ich hier zwar als Vorteil für den Auftraggeber, aber das bedeutet NICHT, dass du als VA alles machen musst, was dein:e Kund:in von dir verlangt.

Vorteil #3: Wenig Bürokratie

Ich hatte es bei Vorteil Nummer 1 schon bereits kurz erwähnt. Ich (und viele andere) nutzen Verträge für die Zusammenarbeit. An dieser Stelle sei noch kurz gesagt, dass ich tatsächlich das Nutzen von Verträgen & AGBs auch jedem empfehle.

Aber zurück zur Bürokratie und dem daraus resultierenden Vorteil für deine zukünftigen Kund:innen… In den allermeisten Fällen schickt die virtuelle Assistenz nach einem Erstgespräch ein Angebot/Vertrag an den Kunden, dieser bestätigt das Angebot bzw. den Vertrag und das war es schon an Bürokratie auf Seiten des Auftraggebers.

Vorteil #4: Meist kostengünstiger

Eine virtuelle Assistentin berechnet nur die Zeit, in dem sie für den Auftraggeber arbeitet. Oder als Paketpreis für das eine Projekt. Das ist in der Regel deutlich kostensparender als das Einstellen eines Mitarbeiters in Festanstellung mit einer fixen Anzahl an Stunden die Woche (plus Urlaubs- und Krankheitstage).

Vorteil #5: Expert:innen für mehrere Bereiche möglich

Durch die bereits aufgeführten Vorteile ergibt sich eine ganz neue Möglichkeit für viele Einzelunternehmer:innen. Es können mehrere Expert:innen für die jeweiligen Bereiche engagiert werden. Lass mich dir dazu wieder ein Beispiel geben. Eine Kundin von mir hat mich engagiert, damit ich ihr in ihrem Mitgliederbereich helfe (das ist meine Expertise). Zusätzlich gibt es eine VA, die ihren Social Media Auftritt betreut (das ist so ganz und gar nicht mein Spezialgebiet). Natürlich könnte diese Kundin noch weitere virtuelle Assistentinnen für andere Bereiche wie z. B. die vorbereitende Buchhaltung, das Schreiben von Blogartikeln… beauftragen.

Wie sieht die Zukunft aus – lohnt es sich virtuelle Assistentin zu werden?

Nachdem wir jetzt die Vorteile aus Sicht der Auftraggeber (und somit den Kundennutzen) genauer angeschaut haben, widmen wir uns jetzt wieder der Sicht einer (angehenden) VA.

So häufig schreiben mich Frauen an, die mit dem Gedanken spielen, sich als virtuelle Assistenz selbständig zu machen und immer kommt diese eine Frage: „Lohnt sich das überhaupt?“ Direkt gefolgt von „Gibt es nicht schon zu viele?“ Hier kommen einige Zahlen, meine Beobachtungen und meine persönliche Meinung dazu.

Ist der Markt nicht schon übersättigt?

Leider habe ich keine offizielle Statistik für dich, wie viele VAs es wirklich gibt und wie viele von denen aktuell ihre Leistungen anbieten. Aber da ich dir trotzdem ein paar Zahlen zeigen möchte, habe ich hier mal die Mitgliederanzahl in diversen Facebook Gruppen aufgeführt:

• Virtual Assistant Women – die Gruppe für erfolgreiche VA’s mit mehr als 7.000 Mitgliedern
• Businesswissen für virtuelle Assistentinnen und Assistenten mit über 5.000 Mitgliedern
• Job Area für VAs, Freelancer & Auftraggeber mit über 6.000 Mitgliedern
• Virtuelle Assistenz suchen und finden mit 27.018 Mitgliedern (inklusive potentiellen Auftraggebern)

Und genau solche Facebook Gruppen sind es, die Frauen, die mir die besagte Frage stellen, auch total abschrecken.

Willst du meine Antwort auf diese Frage wissen? Ja und Nein!

Ja, es gibt schon verdammt viele virtuelle Assistent:innen, Webdesigner:innen & Co, die einen Internetauftritt oder eine Social Media Präsenz haben. Aber ich persönlich stelle die These auf, dass erstens nicht alle aktiv Kundenakquise betreiben oder gar Aufträge bearbeiten und zweitens, dass es noch unfassbar viel mehr Bedarf an Einzel- und Kleinunternehmer:innen gibt, die qualitativ gute Unterstützung benötigen.

Sehe diese hohe Anzahl an virtuellen Assistenzen daher bitte nicht als Bedrohung, sondern viel mehr als Ansporn, dich klar zu positionieren, einzigartig und authentisch zu sein, richtig gute Arbeit zu leisten und eine Marketingstrategie zu entwickeln, die die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe weckt.

Ersetzen künstliche Intelligenz (KI) Tools die Arbeit einer virtuellen Assistenz (VA) ?

Hier gibt es auch wieder ein klares Jein von mir. Zum Teil können Aufgaben, die vorher eine VA erledigt hat, jetzt Mithilfe von künstlicher Intelligenz (meist schneller und effizienter) erledigt werden. Zum Beispiel Chatbots, die häufig gestellte Fragen mittlerweile erschreckend gut beantworten können. Auch „klaut“ ChatGPT vermeintlich die Recherche, das Brainstorming oder das Schreiben von ganzen Blogartikeln.

Ja, in beiden Beispielen übernimmt ein Tool auf KI-Basis zwar die Arbeit einer VA oder Teile davon. Aber bei beiden Beispielen (und in jeglichen anderen Fällen) braucht es immer einen Menschen, um die Maschine zu bespielen (Prompt Engineering genannt) und einzuspringen, wenn Grenzen erreicht werden. In beiden Fällen könnte sich eine VA, die „früher“ die Arbeit selbst getan hat, sich mit den KI Tools anfreunden, Expertin darin werden und ihre eigene Dienstleistung als notwendige Ergänzung zu den Tools verkaufen.

Ist das VA Business ein langfristig lukratives Businessmodell oder dient es nur als Sprungbrett?

Dahinter stecken zwei Fragen, die häufig zusammen gestellt werden. Ich möchte sie aber aufschlüsseln.

1. Ist das VA Business langfristig lukrativ?

Die Tätigkeit als virtuelle Assistenz kann langfristig lukrativ sein, erfordert aber Strategie, Disziplin und Durchhaltevermögen. Der Start in die virtuelle Assistenz ist sehr einfach (dazu komme ich hier noch), die ersten Kund:innen sind in der Regel auch einfach. Aber ohne eine ganz klare Positionierung, Marketingstrategie und das richtige Mindset geben viele VAs auf dem Weg auf. So kann der Eindruck entstehen, dass „man“ als VA nicht von den Einnahmen leben kann. Solche Beispiele kenne ich leider zur Genüge. Glücklicherweise kenne ich auch positive Beispiele. Wenn dich ein Einblick in meinen Weg & meine Einnahmen interessiert, lies gerne auch meinen Blogartikel dazu durch.

2. Ist das Berufsbild virtuelle Assistenz NUR ein Sprungbrett?

Häufig lese ich das bei Facebook VA Suchanfragen: gesucht ist eine VA, die das Ganze nicht nur als Sprungbrett sieht. Am Anfang hat mich das total wütend gemacht. Mittlerweile ist es mir egal. Ich glaube ich weiß auch warum. Es erinnert mich an meine Festanstellung, wo ich „klein gehalten“ wurde.

Fakt ist, dass ich (und fast alle meiner Business-Buddies, die sich zeitgleich mit mir als VA selbstständig gemacht haben) unfassbar viel dazu gelernt habe, mich weitergebildet habe und mir eine Expertise in meinem Bereich aufgebaut habe. Und dieses „neue“, wachsende Fachwissen fließt natürlich auch in meine Arbeit (und meinen Stundensatz) ein. Ob ich an einen Punkt komme, an dem ich nicht mehr „klassische VA Tätigkeiten“ (was auch immer das ist) ausübe, sondern ein anderes, neues Business-Modell aufbaue, kann ich aktuell nicht sagen. Andere virtuelle Assistentinnen tun das. Und ja, man könnte dann sagen, dass ihr Schritt als VA ein Sprungbrett war. Ich finde das total legitim und nenne es den natürlichen Fortschritt und Weiterentwicklungsdrang, den ich auch bei meinem Sohn immer wieder faszinierend beobachten kann.

Also ja, es kann als so genanntes Sprungbrett dienen. Es ist aber auch nichts Schlimmes dabei, wenn du die virtuelle Assitenz gerne und langfristig machst. Ich mache das zumindest auch und fühle mich dabei nicht klein. 😉

Welche Voraussetzungen gibt es, um sich als virtuelle Assistenz selbständig zu machen?

Ich hatte es ja schon mal kurz erwähnt. Zum Glück gibt es nicht viele Voraussetzungen, um sich als virtuelle Assistenz selbstständig zu machen.

💻 Ausstattung

Du brauchst die richtige Ausstattung. Sprich einen (stabilen) Internetzugang, einen Laptop oder Desktop und das war es schon. Für das laufende Business können die ein oder anderen Tools Voraussetzung sein. Das kommt aber sehr auf deine Positionierung an. In jedem Fall brauchst du noch ein Tool für deine Buchhaltung und meiner Empfehlung nach auch direkt von Anfang an ein Geschäftskonto.

👩‍🎓 Hard Skills

Es schadet nicht, wenn du schon in irgendeinem Bereich Vorerfahrungen mitbringst. Dabei ist es egal, ob es Erfahrungen aus einer kaufmännischen Ausbildung, einem Marketing Studium oder einfach privates, leidenschaftliches Interesse z. B. an Grafikdesign, Texte schreiben oder Excel Tabellen (u. v. m) sind…

Ich bin mir ziemlich sicher, dass du wertvolles Wissen mitbringst, egal ob du aus einer langen Elternzeit, einer Weltreise oder direkt aus dem Studium kommst. Wenn du dir unsicher bist, können wir gerne in einem meet & brainstorm anschauen, welche Fähigkeiten du schon mitbringst, und wie du sie einbringen kannst.

🦸‍♀️ Soft Skills

Am wichtigsten finde ich, dass du bestimmte soziale Kompetenzen mitbringst. Wie wichtig generell Soft Skills im Berufsleben sind, weißt du bestimmt schon. Ich verlinke dir hier aber trotzdem noch einen Artikel, auf den ich bei der Vorbereitung für diesen Blogbeitrag gestoßen bin. Dort wird wirklich gut erklärt, was Soft Skills bzw. Business Skills sind, es werden zusätzlich konkrete Beispiele aufgeführt und du erfährst, wie du deine Soft Skills noch trainieren kannst.

Jetzt aber zu den wichtigsten Eigenschaften, die du für eine Selbstständigkeit als VA nach meinen Erfahrungen mitbringen solltest.

• Verlässlichkeit
• Vertrauen (Thema Datenschutz)
• Kommunikationsfähigkeit
• Selbstdisziplin
• Zeit- und Selbstmanagement
• Motivation
• Strukturiertes und zielorientiertes Arbeiten
• Flexibilität
• Frustrationstoleranz (falls eine Zusammenarbeit nicht klappt)

Alle weiteren sozialen Kompetenzen sind natürlich sehr hilfreich und nur von Vorteil. 😊

Hauptberuflich selbstständig oder nebenberuflich

Das charmante an dem Business Modell einer virtuellen Assistenz ist, dass es (wie im Schritt zuvor beschrieben) nicht so viele Ansprüche an eine Ausstattung gibt. Das heißt: der Gründungsaufwand ist gering. Du hast als angehende virtuelle Assistentin also die Möglichkeit – ganz sicher – neben deinem Brotverdiener (Haupt-)Job nebenberuflich deine Selbstständigkeit aufzubauen.

Entweder du bleibst dann bei dem zweigleisigen Modell oder du verhandelst in deiner Festanstellung eine geringere Stundenanzahl und gehst so mit steigenden Kundenaufträgen schleichend in die Hauptselbstständigkeit über.

Oder du machst es wie ich, du wagst den „kalten Sprung ins Wasser“ und steigst direkt voll aus deiner Festanstellung aus. Wichtig dabei ist auf jeden Fall, dass du einen Notgroschen, einen Notfallplan sowie emotionale und fachliche Unterstützung (sei es von deinem Umfeld oder einem Blog wie diesem) an deiner Seite hast.

Dienstleistungen & Auftraggeber:innen

Was bietet eine virtuelle Assistenz an Dienstleistungen an?

Ich habe es ja schon mehrmals hier angedeutet, das Dienstleistungsspektrum einer VA ist sehr weit. „Klassische Tätigkeiten“ können in folgende Kategorien unterteilt werden:

• Backoffice & Adminstrative Aufgaben (E-Mail-Anfragen, Rechnungsstellung, Datenpflege, einfache Recherche, Korrekturlesen…)
• (vorbereitende) Buchhaltung
• Kreative Aufgaben & Grafikdesign (Texte schreiben, Blogartikel schreiben, Grafiken und/oder Präsentationen erstellen…)
• Marketing (Social Media, E-Mail-Marketing, Pinterest, SEO…)
• Technische Unterstützung (Webdesign und alles rundum WordPress…)
• Projektmanagement (Launch-Begleitung, Koordination von Terminen…)

Es gibt eine ganz einfache Regel: Alle Aufgaben, die für dich und deine Kund:innen passen, kannst du abdecken. 😊

Wichtig ist nur, dass du dich zu irgendeinem Zeitpunkt auf ein Aufgabengebiet spezialisierst, damit du einerseits darin richtig gut wirst und andererseits potenzielle Kund:innen dich im Idealfall über deine Website finden.

Wer nimmt die Dienstleistungen in Anspruch?

Auftraggeber:innen einer virtuellen Assistenz sind in der Regel Einzelunternehmer:innen und kleine Unternehmen. Es gibt auch das ein oder andere mittelständische Unternehmen, dass eine virtuelle Assistenz beauftragt. Meistens sind es Unternehmer:innen mit einem Online Business, d. h. Coaches, Trainer:innen und Berater:innen, die ihr Wissen online weitergeben.

Wie kommt man als virtuelle Assistentin an Kund:innen?

Die Frage aller Fragen. Im Idealfall hat eine virtuelle Assistentin eine „ausgetüftelte“ Marketingstrategie, sodass sie von ihren Wunschkund:innen gefunden wird, sei es auf Social Media (wie Instagram, Facebook oder LinkedIn) oder noch besser auf ihrer eigenen Website.

Um dahin zu kommen, dass Wunschkund:innen dich selber finden, muss du deine Zielgruppe richtig gut kennen. Du musst wissen, wie sie denken, was sie brauchen und wo sie sich aufhalten. Gute Marketingkanäle sind Social Media Content und Blogartikel zu den wichtigsten Themen deiner Kund:innen.

Bis es soweit ist, kannst du auch eine breitere Strategie zur Kundengewinnung verfolgen. Es gibt einige Facebook Gruppen, in denen VAs mit ihren Auftraggeber:innen zusammen geführt werden und Online-Plattformen wie Fivr, Fernarbeit und Co. Ich persönlich bin nie über eine solche Plattform gegangen, kenne aber VAs, für die das sehr gut funktioniert hat. Meine Kundenakquise zu Beginn und jetzt kannst du ebenfalls in meinem persönlichen Blogartikel nachlesen.

Wie konkret starte ich mein Business als VA?

Du weißt jetzt, was eine virtuelle Assistenz ist (und was nicht), was du beachten musst, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen und welche Tätigkeiten du anbieten kannst. Jetzt kommen wir zu der wichtigsten aller Fragen: Wie konkret starte ich?

Du ahnst es schon, dass ich diese Frage nicht in einem Satz beantworten kann. Daher findest du hier quasi deine Roadmap (also Schritt-für-Schritt-Anleitung) zur Selbstständigkeit als virtuelle Assistentin. 👣

Schritt #1: Recherche 📚

Nachdem dir der Begriff und das Berufsbild einer virtuellen Assistenz das erste Mal begegnet ist, solltest du dich erst mal weiter informieren. Was steckt hinter den zwei Buchstaben VA? Wo bekomme ich mehr Wissen dazu? Da du gerade hier auf diesem Blog bist, hast du also bereits den ersten Schritt total intuitiv gemacht. Yeay 🥳

Ziel dieser Recherche sollte sein, dass du dir ein ungefähres Bild machst, damit du entscheiden kannst, ob es etwas für dich ist oder nicht. Eventuell ergibt sich auch schon in diesem Schritt die Möglichkeit, irgendwo reinzuschnuppern. Für mich war es sehr hilfreich ganz zu Beginn Praxiserfahrungen zu sammeln. Die Gewerbeanmeldung kann auch rückwirkend beantragt werden.

Schritt #2: Grundlegende Überlegung 🤔

Anschließend solltest du dir ganz grundlegende Überlegungen machen. Wie ist deine aktuelle Situation? Möchtest du nebenberuflich starten? Wie viel Zeit hast du realistisch für den Businessaufbau und die Kundenaufträge zur Verfügung. Gibt es besondere Umstände?

Bei mir ist die Nebenberuflichkeit z. B. direkt rausgefallen. In meiner Festanstellung im Hotel war ich in Kurzarbeit. Die meisten Wochen war ich nur einen Tag im Büro. Ich musste aber jederzeit auf Abruf sein, was es für mich unplanbar gemacht hat. Und dann gab es da bürokratische Hürden aufgrund des Kurzarbeitergeldes. Ich habe mir daher ganz genau überlegt, wie lange ich von meinem Notgroschen leben kann und einen Notfallplan geschmiedet, was ich tue, falls mein Business nicht anläuft. Und so viel die Entscheidung auf Kündigung und All-In (wie die hauptberufliche Selbstständigkeit häufig liebevoll genannt wird) zu gehen.

Ich weiß, das war wahrscheinlich ein Sonderfall bei mir, aber schau dir deine Situation in diesem Schritt bitte ganz genau und individuell an.

Schritt #3: Erste Analyse 🔎

Jetzt geht es ans Eingemachte. 😜 Es ist Zeit, dass du dich mit deinen eigenen Stärken, Interessen und den daraus resultierenden möglichen Dienstleistungen beschäftigst. Dazu gibt es auch diverse Persönlichkeitstest im Internet. Ich persönlich habe den Stärkenradar genutzt. Hilfreich ist auch, wenn du dein Umfeld, wie deine Freund:innen und/oder Arbeitskolleg:innen fragst. Eine Außenperspektive ist dabei wirklich wertvoll.

Auch wenn deine Interessen scheinbar nichts mit einer möglichen Positionierung zu tun haben, schreib sie auf jeden Fall auf. Doreen ist ein hervorragendes Beispiel, wie du dich als virtuelle Assistentin aufgrund deines Hobbys bzw. deiner privaten Interessen (ihre Liebe zum Pferd) spitz positionieren kannst. Aber bitte hab keine Angst, falls du keine Idee hast, wie du deine Hobbys, ähnlich wie bei Doreen, in deine Positionierung einbinden kannst.

Und zum Schluss kommt zugegeben der schwerste Part der Analyse: die Marktanalyse. Das bedeutet: Werden die Top 3 Dienstleistungen, die du dir vorstellen kannst überhaupt gebraucht? Das ist gar nicht so leicht heraus zu finden. Einfacher ist es dann z. B. in den genannten Facebook Gruppen einen Post zu teilen, indem du mitteilst, was du anbieten möchtest und ob es bereits eine (oder mehrere) VAs gibt, die das anbieten und dir von ihren Erfahrungen berichten. Das muss aber auch nicht immer aussagekräftig sein. Eine andere Option ist auch eine LinkedIn Umfrage, wenn du schon ein passendes Netzwerk hast.

💡 Praxistipp zur Analyse

Wichtig ist, dass du dich nicht zu lange in der Analyse aufhalten solltest. Fakt ist, dass du nicht alles vorher wissen kannst. Und das Schöne daran ist, dass du deine Positionierung und dein Angebot zu einem späteren Zeitpunkt auch anpassen kannst (mir ging es nicht anders😉).

Schritt #4: konkrete Planung 🤓

Du hast also herausgefunden, was dir Spaß macht und wo deine Stärken liegen. Und welche Dienstleistungen dazu passen. Jetzt geht es darum, einige Entscheidungen zu treffen. Zunächst solltest du dich für (meine Empfehlung maximal drei) Dienstleistungen entscheiden, mit denen du „rausgehen“ möchtest. Fällt es dir schwer, können wir uns das sehr gerne gemeinsam in einem meet & brainstorm angucken. Dort unterstütze ich dich auch bei Unsicherheit hinsichtlich der weiteren Entscheidungen…

Entscheidungen stehen an

• Welches Geschaftsmodell kannst du dir vorstellen?
• Bietest du lieber wiederkehrende Aufgaben oder einmalige Projekte an?
• Brauchst du noch Weiterbildungen bzw. Kurse, um dir mehr Wissen anzueignen?
• Wie viele Stunden hast du in der Woche zur Verfügung? Wie viel Zeit davon brauchst du für deine Weiterbildung, Buchhaltung und dein Marketing? Wie viel Zeit bleibt für Kundenarbeit?
• Wie viel Geld möchtest du verdienen? Wie kann ich meinen Gewinn steigern?
• Hast du die Möglichkeit, dich durch günstige Kundenarbeit (in Form von reduzierten Preisen oder Testkund:innen) zu lernen und sparst dir so Ausgaben für einen Kurs?

Ich weiß, das sind ganz schön viele Fragen und Entscheidungen. 🤯 Aber es lohnt sich, zu diesem Schritt genau diese Fragen anzugucken und erste Antworten zu finden.

Schritt #5: Bürokratisches 🗃️

Dieser Part klingt erstmal trocken und langweilig. Aber trotz der bürokratischen Hürden (meine Gewerbeanmeldung wurde vertauscht und über 4 Monate nicht bearbeitet 🙄) fand ich diese Phase total magisch. Denn jetzt wurde ich offiziell VA. 🥳

Gewerbeanmeldung als virtuelle Assistenz?

In Deutschland müssen alle Selbstständigen mit Beginn der Gewinnerzielungsabsicht ein Gewerbe anmelden. Außnahmen sind freie Berufe. In den meisten Fällen gehören wir als Virtuelle Assistenz nicht dazu. Falls du dir unsicher bist, rufe einfach dein zuständiges Finanzamt an, die klären dich gerne auf. Und ja, Überraschung, man kann beim Finanzamt anrufen 😉 Bei mir waren die immer sehr freundlich und hilfsbereit. Das Finanzamt gibt nur keine steuerliche Beratung, da darf man sich nichts erhoffen. Gehörst du dann zu dem Regelfall oder willst du auf Nummer sicher gehen, meldest du dein Gewerbe an. Das geht in den meisten Städten und Gemeinden mittlerweile online und die Kosten für deine Stadt kannst du ebenfalls online vorab erfahren.

Noch zwei kleine Hinweise zur Gewerbeanmeldung:

• die Gewerbeanmeldung geht auch rückwirkend
• auch wenn du nebenberuflich Selbstständig bist, brauchst du eine Gewerbeanmeldung

Auch gut zu wissen: Die Gewerbeanmeldung ist in unserem Fall nicht genehmigungspflichtig. Du kannst also sofort starten und musst nicht (wie in meinem Fall 4 Monate) warten, bis eine Rückmeldung kommt.

Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregel?

Eine wichtige Entscheidung steht wieder an. Startest du direkt in die Regelbesteuerung oder nutzt du nach § 19 UStG die Kleinunternehmerregelung? Ich kann verstehen, wenn sich die Kleinunternehmerregelung für dich erstmal verlockend einfach anhört. Das ist ja auch der Gedanke hinter der Regelung. Aber an der Stelle möchte ich unbedingt betonen, dass sich für virtuelle Assistentinnen nur in den wenigsten Fällen die Kleinunternehmerregel wirklich lohnt. Oder umgekehrt:

In den allermeisten Fällen lohnt sich die Kleinunternehmungregelung

für eine virtuelle Assistenz NICHT.

Damit ich hier den Rahmen dieses Artikels nicht sprenge, habe ich zu den Vor- & Nachteilen der Kleinunternehmerregel speziell für VAs einen eigenen Blogartikel verfasst.

Finanzamt, Steuern & Rechnungsstellung

Sollte dein Gewerbeamt genauso lang brauchen wie meins, kannst du dich einfach schon proaktiv mit deinem Finanzamt in Verbindung setzen. Du brauchst nähmlich eine Steuernummer, um endlich deine erste Rechnung schreiben zu können (Yeay 🥳). Und dafür musst du den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen. Das geht ganz einfach über das ELSTER-Portal. Danach erhältst du nach kurzer Zeit Post vom Finanzamt mit deiner Steuernummer und falls du dich für die Regelbesteuerung entschieden hast, folgt noch dazu die USt-ID.

Wenn du es bis zur eigenen Steuernummer geschafft hast, bekommst du von mir schon mal ein virtuelles High Five🖐️! Auch wenn das alles ein Grund zum Feiern ist, muss ich doch noch einmal kurz „ernst“ beim Thema Steuern bleiben. Mir ist unfassbar wichtig, dass du dir die Zeit nimmst, dich mit dem Thema Steuern zu beschäftigen. Ich weiß, dass ist für viele (mich eingeschlossen) nicht gerade das Lieblingsthema. Aber als Unternehmerin ist es wichtig zu verstehen, welche Steuern wann auf einen zukommen. Wenn du dir auch einen ganz informativen, verständlichen (und nicht zu trockenen) Onlinekurs zu dem Thema wünschst, schreib dich gerne auf die Warteliste. Ich bespreche mit meiner Steuerberaterin, wie wir dir Steuergrundwissen speziell für virtuelle Assistentinnen kompakt und leicht verständlich verpacken können.

Geschäftskonto, Buchhaltung & Verträge/AGBs

Eigentlich sage ich ja, es braucht nicht viel, um zu starten. Das stimmt auch. Und ich behaupte immer noch, dass du die allermeisten Tools zu Beginn nicht brauchst. Was ich dir aber auf jeden Fall von Anfang an empfehle, ist ein gutes Tool für deine Buchhaltung (z. B. Lexoffice, Papierkram…), sowie ein Geschäftskonto (wie z. B. Kontist), um privates und Business Vermögen klar zu trennen.

Bei dem Thema Verträge und AGBs bin ich etwas zögerlich mit einer Empfehlung. Ich gebe zu, ich habe damals extra die Jahresmitgliedschaft in der DIGITAL FREI Akademie gekauft, weil zu dem Zeitpunkt ein Bundle mit Vertrag & AGBs von Easyrechtssicher dabei war. Das hat mir ein gutes Gefühl gegeben. Aber rückblickend, hätte ich das nicht gebraucht. Was bei mir wertvoll war, dass ich noch meine Unterlagen zu einem Vertragsabschluss aus meinem Studium zu Hause hatte und ich diesen Prozess mit meinen ersten Kund:innen getestet und optimiert habe, sodass ich einen eigenen rechtsbindenen Vertragsprozess erarbeitet habe, der für mich und meine Kund:innen schnell und sicher ist.

Schritt #6: Umsetzung & Sichtbarkeit 🧚‍♀️

Dieser Schritt erfodert erfahrungsgemäß große Überwindung. Denn für die meisten sind die bisherigen Schritte noch (mehr oder weniger) in der sogenannten Komfortzone. Für alle, die den Begriff „Komfortzone“ noch nicht so häufig gehört haben: du merkst, wenn du die allseitsbeliebte Komfortzone verlässt, sobald es dich Überwindung kostet, etwas zu tun. Und damit ist außerhalb deiner Komfortzone, also allem Gewohnten, auch dein größtes Wachstumspotenzial. Daher nenne ich diesen Schritt, bzw. diese Phase (denn du befindest dich etwas länger in dieser Phase, sonst machst du es nicht richtig 😜), liebevoll die Wachstumsphase.

Warum kostet dieser Schritt in die Sichtbarkeit so viel Überwindung?

In dieser Phase kümmerst du dich gezielt um deinen Außenauftritt. Das „Riskante“ an dem Außenauftritt ist, dass du Aufmerksamkeit gewinnst. In den allermeisten Fällen wirst du positives Feeback bekommen. Gut möglich ist aber (leider) auch, dass jemand deine Außendarstellung kritisiert. In so manchen Facebook Gruppen kann es hier schon mal weniger konstruktiv vorgehen.

💡Meine Praxistipps zur Sichtbarkeit:

Schon in meiner Arbeit im Reisebüro und Hotel war es sehr hilfreich Beschwerden in Kategorien einzuteilen und entsprechend zu handeln.

1. Freue dich über jede positive Rückmeldung – egal, ob von Freund:innen, Kolleg:innen, Konkurent:innen oder Kund:innen. 🥳🙌 Aber bitte versuch dich nicht davon abhängig zu machen. Viel positive Rückmeldung bzw. viele Likes auf Social Media Postings bedeuten nicht gleichzeitig viele Kundenaufträge und hohen Gewinn. Es kommt in der Sichtbarkeit nicht darauf an, wie viele Interaktionen es gibt, sondern dass die Menschen dich finden, die dich auch brauchen und bereit sind für deine Arbeit Geld auszugeben. 🤩
   
2. Sei dankbar über jedes konstruktive Feedback, auch egal von wem es kommt. In meinem Fall war es ein dummer Tipp-Fehler in meiner Instagram Bio. Ich habe „virutelle Assistentin“ geschrieben. 🙈 Eine ehemalige Arbeitskollegin hat sich die Zeit genommen und mir das ganz lieb in einer privaten Nachricht geschrieben. Ich bin ihr so unfassbar dankbar, dass sie sich nicht einfach nur ins Fäustchen gelacht hat oder gar hinter meinem Rücken über mich lästert. Nimm das auf keinen Fall persönlich. Frag auch gerne nach, ob ihnen noch mehr aufgefallen ist. Diese aufmerksamen Helfer:innen sind Gold wert. 💞
   
3. Versuche unsachliche und unkonstruktive Kritik mit Humor zu nehmen. Das ist ohne Frage die schwerste Art von Kritik. Wenn es wirklich unangebracht ist, trifft es einen meist unvorbereitet schwer. Meiner Erfahrung nach hilft dabei nur Humor. Finde andere virtuelle Assistentinnen, die mit dir gemeinsam über solche Kommentare lachen können. Oder lies dir noch mal zur Erinnerung mindestens drei positive Rückmeldungen durch. Ich kann mittlerweile nur noch die Augen verdrehen, wenn ich sowas lese.🙄
   In meiner Festanstellung im Hotel haben wir in dem Zuge eine 3-L-Methode erfunden.
   Lesen. Lachen. Löschen.
   Vielleicht hilft dir das auch. 🥲

Wenn der Erfolg plötzlich sichtbar wird

Diese Phase nenne ich nicht ohne Grund Wachstumsphase. Denn höchstwahrscheinlich musst du auch die Erfahrung machen, dass du ziemliche Ausdauer brauchst. Ausdauer in der Vermarktung und in der Kundengewinnung. Ausdauer, wenn du deine Webseite für Suchmaschienen wie Google optimierst. Ausdauer, wenn du auf einem Social Media Kanal eine Reichweite aufbauen möchtest. Und leider auch Ausdauer, um mit Absagen von Kund:innen umzugehen. Denn die werden früher oder später kommen.

Dafür ist es umso magischer, wenn deine Ausdauer und dein Tun plötzlich greifbar wird. Wenn du deine erste Kundenzusage hast. Wenn du deine erste Anfrage über deine Webseite oder deinen Social Media Kanal erhältst. Dann geht es darum zu genießen, zu feiern und weiter dran zu bleiben.💃

Schritt #6: Optimieren 🪛

Herzlichen Glückwunsch! Du hast schon richtig viel geschafft, wenn du bis hier her gekommen bist. Dieser Schritt zieht sich quasi wie ein Looping auf einer Achterbahnfahrt ab jetzt in unregelmäßigem Abständen durch deinen weiteren Weg.

Es ist Zeit zu reflektieren und bei Bedarf zu optimieren.

• Passt mein Angebot noch zu mir?
• Ist meine Positionierung nach Außen klar?
• Finden mich meine Wunschkund:innen?
• Kann ich von meinem Gewinn leben?
• Was muss ich ändern?
• Was kann ich optimieren?

Achtung! Es braucht erst Zeit und die beschriebene Ausdauer, um eine Dienstleistung voran zu bringen. Bitte tappe nicht in die Falle und ändere zu schnell dein Angebot und deinen Außenauftritt. Meistens sind es auch nur kleine Stellschrauben, die gedreht werden müssen, damit dich deine Kund:innen besser finden und damit du schlussendlich mehr Gewinn erzielen kannst. Dir fällt es schwer, diese kleinen Stellschrauben zu finden? Gerne können wir deine Situation gemeinsam in einem meet & brainstorm evaluieren und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten besprechen.

Du zweifelst noch, ob du virtuelle Assistenz werden möchtest?

Wie ich eingangs bereits geschrieben habe, ist eine gesunde Skepsis absolut hilfreich und diese solltest du auf gar keinen Fall ablegen. Falls du aber jetzt noch etwas unsicher bist, ob du tatsächlich den Weg gehen solltest und die Arbeit als virtuelle Assistentin für dich gemacht ist, dann habe ich dir hier noch einmal Vor- und Nachteile kurz und knapp aufgeführt.

Vorteile der Arbeit als VA

• flexible Arbeitszeiten
• 100 % Homeoffice
• Stundensatz „frei wählbar“ – Mehr Gewinn kommt in die eigene Tasche 🤑
• breites Spektrum an Dienstleistungen möglich
• motivierendes und innovatives Umfeld mit Kund:innen
• eigene Chefin, eigene Regel
• dynamisches Umfeld, neues Lernen ist jederzeit möglich

Nachteile der Arbeit als VA

• Selbstständigkeit bedeutet volle Eigenverantwortung für die eigene Wirtschaftlichkeit zu tragen
• Krankheitsausfall wird nicht vergütet
• keine feste Urlaubsregelung, muss individuell geklärt werden

Ganz ausführlich berichte ich in einem eigenen Blogartikel darüber was dafür und was dagegen spricht, virtuellle Assistenz zu werden.

Ready? Go! 👣

Wow, du hast bis hier her gelesen? Die benötigte Ausdauer bringst du also schon mal mit. 😁 Wenn du so richtig Lust hast, dich auf deinen Weg in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistentin zu begeben, dann tu es auch! Du hast nichts zu verlieren. Ich wünsche dir ganz viel Freude, Ausdauer und die Extraportion Glück. 🍀

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